Business Gardenin liiketoimintajohtaja Peter Lindeberg on intohimoinen työympäristöjen kehittäjä ja tutkija. Hänen mukaansa monilla ihmisillä on toimistoihin liittyviä, tiukassa istuvia uskomuksia ja ennakkoluuloja – ja näitä myyttejä Lindeberg haluaa kyseenalaistaa.
”Vaikka toimistojen historiaan liittyy epäonnistuneitakin kokeiluja, yritysten ja yhteiskunnan pyrkimyksenä on ollut rakentaa ihmisille aidosti parempia työympäristöjä. On vaikea nähdä, miksi kukaan lähtisi tarkoituksella kurjistamaan oman henkilöstönsä työoloja”, Business Gardenin liiketoimintajohtaja Peter Lindeberg sanoo.
Hänen mukaansa jokin työympäristöratkaisu on helppo leimata epäonnistuneeksi, vaikka negatiivinen mielikuva syntyisi yksinomaan siitä, ettei tiloja ole osattu käyttää oikein. Muttei myöskään pidä missään nimessä väheksyä palautetta, jos ihmiset kokevat jonkin ratkaisun huonoksi – jotainhan on silloin mennyt pieleen. Usein näissä tapauksissa on keskitytty optimoimaan vain jotain tiettyä asiaa, esimerkiksi tilatehokkuutta, ja unohdettu samalla tilojen toiminnallisuus. Tai tilojen käyttäjiä ei ole osallistettu muutosprosessiin.
Myytti 1: Avotilojen pitäisi olla historiaa
”Ymmärrän hyvin, että edelleen avokonttorista puhuttaessa nostetaan esille 1990-luvun buumi, jolloin yhtenä vauhdittajana oli tilankäytön tehostaminen. Silloin saatettiin unohtaa akustiset ja muut viihtyvyysseikat tai niiden tärkeyttä ei ymmärretty. Avotilan hyvät puolet kantavat kuitenkin yhä ja jopa korostuvat koronan jälkeisessä ajassa: siellä on helppo kohdata kollegoja ja tehdä yhdessä asioita. Sosiaaliset hetket vahvistavat tutkitusti yhteisöllisyyttä ja työhyvinvointia.
Entisten kaltaiset avotoimistot eivät palaa, mutta kohtaamisten helppous on pohjana myös nykyisille toimintalähtöisille työympäristöille, joissa on erilaisia avoimia tiloja sekä rauhallisempia vetäytymistiloja. Tässä yhteydessä avokonttoreista ei tulisi enää puhua, mutta niiden negatiivinen kaiku saattaa ikävä kyllä leimata tätä ratkaisua.”
Myytti 2: Uusissa työympäristöissä ei pysty keskittymään
”Uudetkaan työympäristöt eivät automaattisesti paranna työoloja, jos tiloja ei ole suunniteltu asiantuntevasti ja henkilöstöä kuunnellen. Teimme Taloustutkimuksen kanssa muutama vuosi sitten laajan kyselyn, josta kävi ilmi, että enemmistö käyttäjistä koki työhyvinvoinnin vähentyneen, kun työympäristö oli vaihtunut huonetoimistosta toimintalähtöiseen työympäristöön. Luku oli hätkähdyttävän suuri. Tarkemmassa analyysissä kävi ilmi, että tyytymättömyyttä aiheuttivat muun muassa uusien tilojen rauhattomuus, melusta aiheutuvat keskeytykset sekä tilojen sopimattomuus keskittymistä vaativiin työtehtäviin.
Ongelma ei lähtökohtaisesti ole jossain tietyssä työympäristöratkaisussa, vaan siinä, ettei toteutus vastaa käyttäjien tarpeita. Jos suunnittelussa ei kuulla aidosti tilojen käyttäjiä, työympäristön toteuttamisessa ei osata ottaa huomioon juuri niitä detaljeja, joita tarvittaisiin esimerkiksi keskittymistä vaativaan työhön. Tämä sitten aiheuttaa kritiikkiä. Ihmiset ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita, joten kuunnellaan heitä.”
Myytti 3: Samanlainen moderni ratkaisu sopii kaikille
”Jokainen yritys ja yhteisö on erilainen. Emme voi ajatella niin, että tietyt uudet ja trendikkäät ratkaisut sopisivat kaikille. Oli työympäristöratkaisu mikä tahansa, se on paras mahdollinen, kun se tukee kokonaisvaltaisesti yksilön tarpeita ja yrityksen liiketoimintaa. Omat työhuoneet voivat olla oikea ratkaisu organisaatiolle, jossa käydään paljon luottamuksellisia keskusteluja, vaikka se ehkä vanhanaikaiselta kuulostaakin. Jos taas organisaatiossa tehdään esimerkiksi paljon tiimityötä, avoimempi ratkaisu voi toimia paremmin.”
Myytti 4: Biljardipöydät ja säkkituolit houkuttelevat toimistolle
”Julkisuudessa käydään vilkasta keskustelua siitä, mitä toimistossa pitää olla, jotta henkilöstö palaa kotoaan työpaikalle. Jotkut väläyttävät houkuttimina trendikkäitä biljardipöytiä, jäätelökoneita ja säkkituoleja. Tällaiset tekijät eivät kuitenkaan tee työpaikasta vetovoimaista, jos työyhteisössä ja -kulttuurissa on säröjä. Keskustelu on keskittynyt liikaa fyysisen työympäristön ympärille.
Asiaa tulisikin lähestyä kokonaisvaltaisesti kolmen ulottuvuuden eli fyysisen, sosiaalisen ja digitaalisen työympäristön kautta. Sosiaalinen työympäristö on osoittautunut tutkimuksissa työhyvinvoinnin kannalta hyvin tärkeäksi, ja siihen tulisi panostaa erityisesti silloin, kun fyysinen työympäristö muuttuu. Monissa yrityksissä HR-johtajat ovatkin avainroolissa uusien työympäristöjen suunnittelussa; he osaavat huomioida työkulttuurin merkityksen kokonaisuudelle. Hyvinvoivat, sitoutuneet työntekijät ovat valtava voimavara yritykselle.”
Myytti 5: Etätyön valinnanvapaus on vain hyvä asia
”Tällä hetkellä ehkä kuumin peruna hybridityön osalta on, mikä on yksilön autonomia suhteessa työnantajan kontrolliin. Kuinka paljon luotetaan siihen, että työntekijä suorittaa sovitut tehtävänsä, jos hän itse saa päättää missä ja milloin työ tehdään? Toisaalta miten organisaation työkulttuuria rakennetaan, jos henkilöstö on ties missä? Suomi kuuluu etätöiden tekemisessä Euroopan kärkimaihin, ja etätyön hyvät puolet on meillä laajalti tiedostettu, mutta sen pitkäaikaisia vaikutuksia ei ehkä osata vielä arvioida.
Aihe on ristiriitainen ja vähän vaiettukin. Harva yritys sanoo julkisesti, että haluaa rajoittaa henkilöstönsä valinnanvapautta etätyöhön liittyen, vaikka työnantajalla olisi siihen mahdollisuus. Työntekijä taas pitää valinnanvapautta ansaittuna, hänelle kuuluvana etuna. Toimistopakkoa väläytellään aika ajoin ilman perusteita, jolloin tilanteesta tulee väkisinkin jännitteinen. Asiasta tulisi keskustella osapuolten kanssa avoimesti siten, että lähi- ja etätyön hyödyt ja haitat tuodaan esiin sekä yksilön että organisaation näkökulmasta.
Aalto-yliopiston emeritusprofessori Matti Vartiainen on nostanut keskusteluun hybridityön kehäajattelun, joka on lähtöisin Yhdysvalloista. Se on Suomessa vielä uusi, mielenkiintoinen näkemys. Sen mukaan kehän keskellä on pieni ydinjoukko yrityksen keskeisimpiä työntekijöitä. Seuraavalla kehällä on pidemmissä työsuhteissa olevia yrityksen vakiintuneita avustajia ja ulkokehällä yritykseen löyhemmin sitoutuneita työntekijöitä, joiden työsuhteet ovat ehkä määräaikaisia. Tälle uloimmalle kehälle voi ajautua helpommin, jos valinnanvapautta etätyöhön on enemmän. Minua mietityttää, ymmärtävätkö työntekijät itsekään, mistä kaikesta he voivat jäädä paitsi, jos he ajautuvat ulkokehälle. Tämä koskee etenkin nuoria, työelämänsä alussa olevia, jotka haluavat oppia ja kehittyä työurallaan. Toisaalta työhön ja vapaa-aikaan liittyvät arvot ovat myös muuttuneet: osa nuorista ei ehkä pidä työtä niin tärkeänä kuin vanhempi sukupolvi.”
Business Garden on kustannustehokas työympäristö, jossa ihmisten on hyvä olla.