Työympäristöt kertovat paljon ajasta ja maailmasta, jossa elämme. Miten toimistot ovat muuttuneet teollistumisen ajan tiukasta hierarkiasta nykypäivän joustaviin ja yhteisöllisyyttä tukeviin toimintalähtöisiin työympäristöihin? Ylemmässä kuvassa konttorityöntekijöitä Termo Oy:n toimistossa vuonna 1959. Kuva Suomen Valokuvataiteen museo.
Moderni toimisto on historiassaan kokenut monia mullistuksia. Työympäristöt heijastavat aina aikaansa: kulloinkin vallinneita arvoja, käytännön tarpeita ja teknisiä mahdollisuuksia. Helsingin yliopistossa Oppimisen tilat -hanketta vetävä johtava asiantuntija Suvi Nenonen on tutkinut pitkään työ- ja oppimisympäristöjen kehitystä.
”Työympäristö on jatkuvassa muutoksessa. Ei ole olemassa yhtä pysyvää mallia, vaan tilat ja tapa tehdä työtä kehittyvät ja mukautuvat tutkitun tiedon ja ajan ihanteiden mukaan”, hän summaa.
1. Teollistuminen synnytti tiukan hierarkian toimistot
Teollistuminen ja sen hallinnoinnin tarpeet synnyttivät ensimmäiset moderneiksi toimistoiksi kutsutut työympäristöt 1800-luvulla ja 1900-luvun alussa. Toimistot olivat kuitenkin aivan muuta kuin nykyiset työympäristöt, joissa korostetaan henkilökunnan työhyvinvointia, viihtyvyyttä sekä luovuuden ja yksilöllisten tarpeiden tukemista.
”Ensimmäiset täysavokonttorit – suuret toimistosalit – tulivat teollisuudesta. Konekirjoittajat istuivat rivissä kuin linjastossa. Esihenkilö seisoi korokkeella, valvoi tekemistä ja puhalsi pilliin, kun oli tauon aika. Työympäristö heijasti hierarkiaa ja melutaso oli korkea. Tilaa omalle ajattelulle ei juuri ollut. Työympäristöihin suhtauduttiin samaan tapaan kuin tuotantotyöhön”, Nenonen kertoo.
Elannon hallintoasioita hoidettiin 1930-luvulla suuressa toimistosalissa. Esihenkilö valvoi työtä salin edessä. Kuva Helsingin Kaupunginmuseo.
2. Koppikonttoreissa oli rauhaa mutta ei kohtaamisia
Sotien jälkeen Suomi rakensi tarmokkaasti hyvinvointivaltiota, ja kunnat rakensivat 1960–1970-luvuilla paljon virastoja. Tietotyö lisääntyi. Suuri osa toimistotyöntekijöistä työskenteli huonetoimistoissa, niin kutsutuissa koppikonttoreissa. Huoneet sijaitsivat pitkien käytävien varrella, ja tavallisesti huoneessa oli yksi tai kaksi ihmistä.
”Työhuone palveli ajatusta yksipaikkaisesta työstä. Oli keskittymisrauha, mutta vain vähän sosiaalisia kontakteja ja tietoisuutta yhteisöstä. Ihminen tarvitsee monipuolisuutta, kohtaamisia ja vaihtelevuutta ympäristöönsä – ja juuri sitä nykyiset toimintalähtöiset työympäristöt tarjoavat”, Nenonen sanoo.
Oma työhuone oli monelle tärkeä: ihmisen käyttäytymiseen kuuluu ankkuroituminen. Oma työhuone koettiin merkittäväksi työminän jatkeeksi.
Yksilön tuottavuus oli tuolloin lähes ainoita suorituskyvyn mittareita. Esimerkkinä tuolloin alkaneesta muutoksesta Nenonen nostaa 1990-luvulla tehdyn tutkimuksen The hallways of learning. Huonetoimisto käytävän varrella muuttui työympäristönä, kun käytävän keskivaiheille laajennettiin keidastyyppinen kahvila.
”Pian porukka tiesi paljon enemmän toistensa tekemisistä. Kun piti esitellä työtä, he osasivat esitellä myös kollegoidensa tekemisiä, eivät vain omaa työtään. Nopea avunanto lisääntyi – huomattiin, että ihmiset auttoivat toisiaan statuksesta riippumatta. Tämä lisäsi työn tuottavuutta, nopeutta, helppoutta ja hyvinvointia. Yhdessäolo synnytti uusia innovaatioita.”
Kotkan kaupungintalon työntekijät taukojumppaavat vuonna 1981. Kuva Museovirasto.
3. Avokonttorit syntyivät ihanteista – tuloksena kirosana
Avokonttorit pyrkivät hyvään. Ne syntyivät demokraattisen yhteiskunnan ihanteista. Ajatuksena oli häivyttää hierarkioita sekä edistää avoimuutta, vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Ensimmäisiä maisema- ja kombitoimistoja alettiin rakentaa Suomessa 1960–1970-luvuilla – samaan aikaan koppikonttoreiden valtakauden kanssa.
Avokonttorit yleistyivät jälleen 1990-luvulla. Suvi Nenonen toteaa, että avokonttori nousi kirosanaksi, koska siinä mentiin ääripäästä toiseen.
”Uskottiin, että tieto vaihtuu paremmin, kun seinien suoja ei pirstaloi yhteisöä. Melu osoittautui isoksi ongelmaksi. On työtehtäviä, joihin torimaisuus sopii, mutta häiriöherkässä työssä se ei toimi. Monet maisemakonttorit olivat kauniita ja näyttäviä: moderneilla kalusteilla ja viherkasveilla luotiin näkymiä, jotka olivat muutakin kuin pelkkä oma huone ja ikkuna.”
Hälyisistä avokonttoreista opittiin, että vaikka työyhteisöissä oltiin tasa-arvoisempia ja sosiaalisempia kuin koskaan, malli ei toiminut. Ratkaisua haettiin esimerkiksi kombitoimistoista, joissa oli työhuoneita ja avointa työskentelytilaa.
”Korkeammalla hierarkiassa olevat olivat huoneissaan ja yksityisyydessä alempana olevat avotilassa. Ei vielä ymmärretty, että tehtävä voi määrittää tilankäyttöä. Suomalaiset rakennusmääräykset vaativat suoraa päivänvaloa työtiloihin, eikä meillä siksi hurahdettu Yhdysvalloista tuttuihin kuutiomeriin. Niissä avotila täytettiin sermikuutioilla, jotka suojasivat katseilta mutta eivät melulta.”
4. Monitilaympäristöt tukivat henkilöstön valinnanvapautta
Teknologialla on ollut merkittävä vaikutus työnteon ja työympäristöjen kehitykseen. Suvi Nenonen puhuu pöytäpuhelinlähtöisestä ja mobiiliteknologialähtöisestä työympäristöstä.
”Ennen kännyköitä työympäristösuunnittelun lähtökohtana oli kiinteiden pöytäpuhelimien määrä. Faksikin tarvitsi oman puhelinlinjansa. Joustavuus lisääntyi vuosituhannen taitteessa, kun internet arkipäiväistyi ja kännykät ja läppärit yleistyivät.”
Koppikonttori oli parantanut keskittymistä mutta samalla heikentänyt yhteistyötä ja johtamista. Avokonttori oli edistänyt johtamista ja ajatuksenvaihtoa mutta aiheuttanut häiriöitä ja keskeytyksiä. 2000-luvulla syntyneeseen monitilaympäristöön poimittiin molempien parhaat puolet.
”Työtilat ja niiden muutokset herättävät aina tunteita. Ihmisten siirtyessä työhuoneista monitilaan oli tärkeää, ettei avokonttori-termiä väärin viljelemällä herätetty turhaa pelkoa ja muutosvastarintaa”, Nenonen toteaa.
Monitilaympäristö tarkoitti uudenlaista tapaa tehdä ja johtaa työtä. Nimettyjä työpisteitä ei ollut, vaan tilat suunniteltiin erilaisille työtehtäville. Työntekijöillä oli vapaus valita sopiva työtila kulloisenkin työn vaatimusten ja omien mieltymystensä mukaan.
”Fyysiseen tilaan yhdistyivät digitaaliset, virtuaaliset ja sosiaaliset työympäristöt. Etätyö yleistyi, ja pandemia vauhditti loikkaa hybridityöhön. Siitä on tullut 2020-luvulla tietotyön tekemisen uusi normaali. Toimistojen neliömäärä on pienentynyt, mutta samalla tilat ovat paremmassa käytössä. Muutos ei tarkoita ahtautta.”
5. Toimintalähtöiset työympäristöt vahvistavat sosiaalisuutta
Monitilaympäristöt ovat jalostuneet nykyisiksi toimintalähtöisiksi työympäristöiksi, joissa tilat räätälöidään tukemaan entistä paremmin kunkin yrityksen liiketoimintaa, henkilöstön hyvinvointia, työnteon sujuvuutta ja kohtaamisia.
”Kun teknologia mahdollistaa mielekkään työnteon missä vain, toimiston vetovoimana on yhä enemmän miellyttävä sosiaalinen yhdessäolo ja hyvät palvelut – esimerkiksi, että työntekijä voi katsoa kotonaan tilavarausjärjestelmästä, ketkä kollegat ovat seuraavana päivänä paikalla. Näin on helppo sopia työpaikalle lounastreffit tai yhteinen palaveri”, Suvi Nenonen kertoo.
Ketterä muokattavuus on toimintalähtöisen työympäristön vahvuuksia. Usein tilat on suunniteltu niin, että väliseiniä siirtämällä voidaan helposti lisätä vaikkapa videopalavereissa tarvittavien pienten kokoushuoneiden määrää.
”Uskon, että jatkossa kohtaamisen alueita tarvitaan enemmän kuin hiljaisia alueita. Monet haluavat tehdä keskittymistä vaativat hommat kotona. Toki ei voi olettaa, että kaikilla on kotona rauhallista tai riittävä ergonomia.”
Nenonen kutsuu uusinta vaihetta kehityksessä monipaikkaiseksi työympäristöverkostoksi.
”Kun monitilassa yhden toimiston sisällä oli monta paikkaa, nyt toimisto on yksi työskentelypaikka monien paikkojen verkostossa. Yritykset ovat yhä joustavampia siinä, miten, missä ja milloin työtä tehdään. Tutkimukset osoittavat kuitenkin, että hyvinvoiva työyhteisö on sosiaalinen. Ihminen haluaa kuulua joukkoon, eli kyllä se koti aika epäsosiaalinen paikka on työyhteisön näkökulmasta katsottuna.”
Kuvateksti: Johtava asiantuntija Suvi Nenonen, Helsingin yliopisto
Business Garden on kustannustehokas työympäristö, jossa ihmisten on hyvä olla.