Muutoksen anatomia 2020: ihminen muutoksessa ja työkaluja muutokseen

Juri Röhr avasi Business Gardenin asiantuntija-aamussa 7.10.2020 muutoksen anatomiaa. Jos et syystä tai toisesta ehdi katsoa tallennetta, keräsimme tähän keskeiset huomiot ja mukaan saamamme muutostyökalut. Jos katsot tallenteen, sen lopussa on myös muutama aivan loistava kysymys kuulijoilta.

Muutoksessa sanoilla on merkitystä

Huomaa, kun teet muutosta tai ohjaat sitä, käytä luovuuttasi: nimittäin 80 % ihmisistä kokee sanan muutos negatiivisena. Pitäisikö puhua esimerkiksi uudistamisesta, kehittämisestä tai parantamisesta.

Muutosjohtaminen ei eroa normaalista arkipäivän johtamisesta

Muutoksessa ja arjessa pitää huomioida aina ihminen ja tunteet: johda asioita, mutta ole aina myös liideri ja opasta oikeaan suuntaan – kulje valmentajana rinnalla niin muutoksessa kuin arjessa. 

Korona-aika – ole läsnä

Nyt korona-aikaan - johtamisen näkökulmasta - unohtuvat ihmiset helpommin kuin ennen, koska olemme ”etänä”. Kollegat, tiimiläiset, ihmiset kuitenkin muodostavat organisaation. Joten vaikka käytämme teamsiä ja zoomia tai vastaavia tekniikoita, niin muista, että nyt on esimiehen ja johtajien paikka olla läsnä. 

Kuuntele – ota vakavasti – harjoita tunteiden käsittelyä

Olemme hyviä miettimään prosesseja ja suunnittelemaan teknistä suoritusta. Samalla unohtuu helposti muutoksen inhimillinen puoli. Inhimillisen puolen osoittaminen on erityisesti kuuntelemista: kuunteleminen on konkreettisin tapa osoittaa ihmiselle, että minä otan sinut vakavasti.

Muutoksessa tunteet valtaavat ihmisen. Kuuntele, tunnista ihmisten tunteet ja etene vasta sitten. Hyvät johtajat, tiiminvetäjät, esimiehet ja kollegat harjoittelevat ja osaavat käsitellä tunteita, myös työpaikalla.

Se mitä tunnen tai tarvitsen, näkyy käyttäytymisenä

Meille näkyy vain se, miten ihmiset käyttäytyvät ja reagoivat: tämän takana on aina ajatukset ja tunteet. Se mitä tunnen tai ajattelen, näkyy ulospäin käyttäytymisenä.

Ajattelua ja tunteita ohjaavat arvot ja uskomukset. Niiden pohjalta löytyy tarpeet ja kokemukset. Suoraviivaisesti tarkasteltuna, ihmisen tarpeet ohjaavat ihmisen käyttäytymistä.

Jokaisen ihmisen perustunteita ovat ilo, suru, viha ja pelko. Muutostilanteessa onkin tärkeää muistaa, että usein ihmiset pelkäävät muutosta. Kun käyttäytyminen on pelkopohjaista, ihminen haluaa pois tilanteesta, sillä hän kokee, että ei hallitse sitä. Tällöin tulkinta on helposti ”onpa hän muutosvastainen”, mutta tämä ei pidä paikkaansa: hänellä on tunteita, jotka pitäisi osata käsitellä.

Muutostyökaluja asiantuntijan aamusta

”Muutoksessa on muistettava inhimillinen puoli, sen rinnalla muutoksen hankkeistaminen ja lopulta ”ADKAR” eli muutoksen portaat -konsepti”, Juri Röhr yksinkertaisti kuulijoilleen tärkeää muutosasiaa.

Saimme aamun toisella puoliskolla käyttöömme konkreettisia työkaluja, joita jokainen voi hyödyntää itse tai ottaa organisaatiossa käyttöön:

 

  1. Tyypillisimmät muutoksen karikot – tarkista nämä (noin kohdassa 9 min alk.)
  • Yhteinen ymmärrys muutoksesta ja tavoitteista puuttuu.
  • Liikaa muutoksia samanaikaisesti.
  • Muutokset tapahtuvat liian nopeasti.
  • Viestintä on riittämätöntä, eikä sitä resurssoida.
  • Roolit ja vastuut ovat epäselvät.
  • Ihmisten erilaisuutta ei huomioida.
  • Mittari ja seuranta puuttuvat.
  1. Muutoksen vaiheet, muutoksen johtaminen - tunnista nämä (13 min)

Muutoksessa on eri aiheita – mutta nämä luetellut vaiheet löytyvät aina: tätä voi tarkastella organisaation osalta, mutta myös omassa muutoksessa.

  1. Sabotaasi: pinnan alla kytevää, negatiivisia huhuja (kaikkea on kokeiltu…)
    • katkaise siivet; sano esimerkiksi ”kuulin että tuntuu hankalalta, niin minustakin, mutta kokeiltaisiinko…”
  1. Vastustaminen
    • älä pelkää tätä vaihetta, tämä on hyvä asia. Kun ihminen ilmaisee kritiikkiä, se kertoo, että ihmiset ovat tosissaan. Kuuntele ja hyödynnä: hyväksy aktiivisuus ja kritiikki.
  1. Luovuttaminen, luopuminen
    • ihmiset kokevat, että ei ole enää vanhaa mallia ja pitää luopua jostakin. Kulje silloin rinnalla, kuuntele, jaa huoli.
  1. Neutraalius; kannusta, innosta, motivoi edelleen – nyt pitää jaksaa
  2. Hyväksyminen ja uuden oppiminen: sitoutunut, innostunut, rohkaise eteenpäin, näytä esimerkkiä, anna palautetta.

 

  1. Organisaation muutos = joukko yksittäisiä muutoksia (19 min)

Organisaation muutoksessa ei ole kysymys ”yhdestä isosta muutoksesta”, vaan jokaisesta yksittäisestä ihmisestä organisaatiossa. Kyseessä on joukko yksittäisiä muutoksia.

Meidän pitää ajatella jokaista yksilöä, millaisia tyyppejä he ovat. Mitä muutos tarkoittaa heidän tekemisessään, elämässä, millaisia nämä ihmiset ovat erilaisuuden näkökulmasta? Millaisia tunteita heillä on? Tämä vaatii aikaa: jos ei koko porukka siirry muutoksen mukana oikeaan suuntaan, muutos ei toteudu suunnitellusti.

  1. Muutos on hanke (21 min)

Kokeile tätä, kun ohjaat muutosta. Tämän avulla hahmotat itsekin muutoksen.

  1. Hankkeista muutos ja anna sille nimi. Kun on nimi, tunnistetaan, mistä on kyse.
  2. Mihin hankkeella pyritään – mieti tarkkaan tavoitteet, tulokset
  3. Mikä varsinaisesti muuttuu – kuvaile muutoksen sisältö mahdollisimman konkreettisesti
  4. Kenen pitää tehdä työnsä eri tavalla – huomioi ihmiset

 

  1. ADKAR-konsepti = muutoksen portaat – missä sinä olet, entä organisaatio? (23 min)

Mielenkiintoinen harjoitus tehdä itselleenkin: jos olet muutoksen keskellä juuri nyt, voit testata, missä vaiheessa olet. Huomattava on, että näillä portailla ei edetä itsestään: tarvitaan opastusta, ohjausta ja tsemppiä.

  1. awareness - tietoisuus
    • ensimmäiselle portaalle päästyäni, sanon ”ymmärrän miksi”
  2. desire – halu
    • toisella portaalla olen innostunut ja voin sanoa ”olen tässä mukana”
  3. knowledge – tieto
    • sanoitan ”tiedän miten”
  4. ability – taito
    • sanoitan ”osaan”
  5. reinforcement – jatkuvuus
    • sanoitan ”aion jatkaa” – ja tässäkin vaiheessa on tärkeää kannustaa ja vahvistaa muutosta.

Lisätietoja muutoksen johtamisesta

Juri Röhr, Muutostoimisto Flow, p. 040 521 9262 tai juri.rohr@flow.fi

Käytämme evästeitä. Jatkamalla sivustoon hyväksyt evästeiden käytön.