Kolme vinkkiä: Näin onnistut muutossa monitilatoimistoon

ISS kehittää tilojaan jatkuvasti Helsingin Pitäjänmäen Ultimes Business Gardenissa. ”Olemme äärimmäisen tyytyväisiä tähän paikkaan. Kiinteistö on niin toimiva, että voimme toteuttaa muutostarpeitamme täällä hyvin joustavasti”, kertoo ISS:n kiinteistöpäällikkö Jukka Lindfors.

ISS Palvelut Oy muutti Ultimekseen pian sen jälkeen, kun rakennuksen ensimmäinen vaihe valmistui vuonna 2016. Yritys sai käyttöönsä aidon monitilatoimiston entisen avokonttorin tilalle. Sittemmin ISS on jatkanut tilojen kehittämistä ja tehnyt useita muutoksia monitoimitiloissaan.

”Meillä oli aluksi käytössä kaikkiaan 2 700 neliömetriä kuudennessa ja seitsemännessä kerroksessa, sekä alakerrassa neuvottelutilat. Huomasimme myöhemmin, että tilat olisivat kuitenkin käytännöllisemmät samassa kerroksessa, sillä kulkeminen kerrosten välillä on yllättävän iso asia. Kun Ultimeksen toinen vaihe valmistui keväällä 2019, yhdistimme kahden rakennuksen seitsemännet kerrokset käyttöömme. Näin saimme yhteen tasoon 2 500 neliömetrin mahtavat tilat”, Jukka Lindfors kertoo.

ISS seuraa jatkuvasti tilojensa käyttöastetta. Yksi tärkeä huomio on ollut, ettei tilaa tarvita enää yhtä paljon, koska työn tekemisen kulttuuri on muuttunut viime aikoina.

”Vuokrasimme omasta tilastamme 900 neliötä toiselle yritykselle. Nyt meillä on omassa käytössämme 1 600 neliömetriä ja se riittää oikein hyvin”, Jukka Lindfors kertoo.

Laske oman yrityksesi tilatarve Ultimes Business Gardenissa!

Tutustu Jukka Lindforsin kolmeen vinkkiin, joilla muuttosi onnistuu! Katso myös kuvat jutussa, joissa näkyvät ISS:n toteuttamat uusimmat muutokset tiloissaan.

Vinkki 1: Kuuntele ja haasta ihmisiä osallistumaan

”Aina kannattaa käyttää aikaa suunniteltua enemmän tiloissa työskentelevien ihmisten kuunteluun ja haastattelemiseen – ja jopa haastaa heitä kertomaan ajatuksistaan vielä enemmän. Tulevaa muutosta on hankala ymmärtää pelkkien pohjakuvien avulla. Kun asioista keskustellaan yhdessä, niitä myös kehitetään yhdessä”, Jukka Lindfors sanoo.

Yksi palautteiden ja käytännön huomioiden tuoma muutos ISS:llä on, että sen omissa tiloissa tarvitaan yhä vähemmän isoja neuvottelutiloja. Siksi toimiston entisiä neuvottelutiloja on nyt muunnettu uuteen käyttöön.
”Olemme lisänneet tänne pieniä ad hoc -tiloja, joihin voi mennä työskentelemään yhdessä muutaman kollegan kanssa nopeastikin eli tiloja ei voi varata ennakolta.”

ISS järjestää omissa tiloissaan vain sisäisiä palavereita. Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien kanssa kokoukset pidetään Ultimeksen yhteisissä neuvottelutiloissa. Ne olivat aiemmin vain ISS:n käytössä, mutta sittemmin nekin on annettu kaikkien varattaviksi.

Johdon entinen tila (yläkuva) on nyt kaikkien varattavissa oleva Valo-neuvottelutila. Alakuvassa yksi uusista ad hoc -tiloista, jota ei tarvitse varata ennakkoon.

ISS:n tiloissa työskentelee 230 ihmistä ja työpisteitä on 124. Määrää on vähennetty käytön ja palautteiden perusteella ja tilalle on hankittu useita äänieristettyjä työtiloja suomalaiselta Frameryltä.

”Ad hoc -tiloja ja näitä äänieristettyjä työtiloja tarvitaan paljon, kaikilla on nykyään paljon palavereita verkon kautta.”

Jukka Lindfors on erittäin tyytyväinen Frameryn toimittamiin äänieristettyihin työtiloihin.

Vinkki 2: Varaa muutokseen ja muuttoon kunnolla aikaa

”Muutto monitoimitilaan ja siihen kuuluva yrityksen toimintakulttuurin muutos alkaa jo suunnitteluvaiheessa. Muutokseen kannattaa varata kunnolla aikaa, meillä siihen meni noin 1,5 vuotta. Suunnitteluvaiheessa panostimme eri käyttäjäryhmien haastatteluun ja niistä kuullut toiveet vaikuttivat myös suunnitteluun. Muutokseen käytettävän ajan pituus riippuu toki yrityksen koosta”, Lindfors sanoo.

ISS toimi pitkään avokonttorissa ennen muuttoaan Ultimes Business Gardeniin.

”Meillä oli silloin valtava 3 000 neliön tila, joka oli käytännössä yhtä isoa hallia. Kaipasimme silloin jo kovasti monitilatoimistoa, jossa eri työtehtäville olisi omat alueensa. Aloitimme toimitilojen suunnittelun yhdessä Peabin kanssa, ja meillä oli myös omat arkkitehtimme ja suunnittelijat mukana. Huolellinen suunnittelu kannatti, nyt tilat ovat juuri meille sopivat. Kehitämme tilojamme jatkuvasti, kun tarvetta ilmenee”, Lindfors sanoo.

Yläkuva uudesta lämpimästi sisustetusta Working Cafe -tilasta, jossa voi sekä työskennellä että ruokailla. Erityisen houkuttelevaksi sen tekee kaksi vapaassa käytössä olevaa kahvikonetta, joista erityisesti Starbucksin kone on erityisen suosittu. Tilaan tuo väriä ja syvyyttä valokuvaseinä, jossa on kuva yhtiön kotipaikasta Kööpenhaminasta. Alempana kuva aiemmasta taukotilasta.

Lue myös: Ultimes Business Garden on liikkuvan työn keskuspaikka Helsingissä

Vinkki 3: Panosta viestintään ennen muuttoa, sen aikana ja vielä muuton jälkeenkin

”Huomasin muuttomme yhteydessä, että muutosviestintää ei voi koskaan olla liikaa. Sitä tarvitaan kaikissa vaiheissa: ennen muuttoa, sen aikana ja vielä jälkeenkin. Tärkein vaihe on tietysti ennen muuttoa. Muuten suunniteltu muutos ei välttämättä onnistu toivotulla tavalla, eivätkä ihmiset ole tyytyväisiä.”

Jukka Lindfors ymmärtää hyvin, että muutos ei ole aina kaikille mieluisa asia.

”Kyllähän se jokaista mietityttää aluksi. Siksi on tärkeää keskustella, kuunnella ja tiedottaa asiasta. Kun sen tekee huolella, lopputulos on hyvä. Olemme huomanneet sen omassakin muutoksessa: meillä ollaan nyt palautteiden perusteella erittäin tyytyväisiä nykyisiin tiloihin”, hän kertoo.

ISS:llä on tiloissaan noin 230 työpöytää. Kaikki ovat sähköpöytiä ja myös työtuoli on helposti muunneltava. Työpöytiä pyritään asettamaan nykyään myös muihin ryhmiin kuin jonoihin. Yhä enemmän tiloissa suositaan niin sanottu potkurimallia, jossa jokaisella pöydällä on kaksi seinäkettä.

Jukka Lindfors on huomannut, että ISS:n kokemukset monitilaympäristöstä kiinnostavat myös muita ja monet asiakkaat käyvät tutustumassa tiloihin.

”Esittelemme mielellämme tilojamme ja ratkaisujamme muille. Täällä käykin paljon väkeä tutustumassa.”

ISS vastaa myös Ultimes Business Gardenin palvelujen tuottamisesta. Monipalvelukonsepti kattaa kaiken, mitä yritys tarvitsee: aulapalvelusta ja neuvottelutiloista aina postitukseen tai auton pesuun saakka. Lisäksi on tarjolla paljon palveluja työntekijöiden arkea helpottamaan.

 

Lisätietoja

ISS Palvelut Oy
kiinteistöpäällikkö Jukka Lindfors
tel. +358 40 771 0477
jukka.lindfors@iss.fi

 

Peab
Mia-Iris Puhakainen
Asiakkuuspäällikkö
+358 41 5011 023
mia-iris.puhakainen@peab.fi

 

Tilaa maksuton Business Garden uutiskirjeemme

Saat ideoita hyvinvoivaan ja inspiroivaan työympäristöön. Täytä alla olevat tiedot ja liity nyt uutiskirjeen saajaksi.

Käytämme evästeitä. Jatkamalla sivustoon hyväksyt evästeiden käytön.