Kokemuksia ja vinkkejä: jaksamiseen ja vuorovaikutukseen kiinnitetään nyt huomiota

Yrityksissä arki sujuu erilaisin - ja osittain myös toisiaan muistuttavin käytännön järjestelyin. Millainen on arki tällä hetkellä, millaisia ratkaisuja on tehty, entä mitä jatkolta odotetaan, siihen vastasivat Aro Systemsin henkilöstöpäällikkö Maarit Rantala ja B. Braun Medicalin talousjohtaja Juha Huhtala.

Aro Systems: Taipuisat toimitilat ovat myös turvalliset

Aro Systems Oy on Suomen johtavia talotekniikan asiantuntija- ja palveluyrityksiä, joka muutti Ultimes Business Gardeniin noin vuosi sitten. Voit tutustua heidän tilaratkaisuunsa tästä.

Aro Systemsin toimisto on tilava, mikä varmistaa turvallisen työskentelyn myös korona-aikana. Henkilöstöpäällikkö Maarit Rantala kiittelee myös kiinteistön turvallisia järjestelyjä:

- Uskon, että useat arolaiset ovat työskennelleet toimistolla sen vuoksi, että tilamme ovat turvalliset ja siivousta on tehostettu. Hyvien ergonomisten työpisteiden lisäksi osa töistä on sellaisia, että ne hoituvat sujuvammin työpaikalla. Lisäksi kiinteistön turvakäytännöt ovat mahdollistaneet toimistolla työskentelyn ja myös lounasruokailutilan käytön.

Vapaa hybridiratkaisu toimii arjessa

Aro Systemsissä tehdään töitä toimistolla, asiakkaiden luona ja etäpisteissä. Tiimit ovat voineet itse päättää etä- ja toimistotyöpäivistä.

- Vaikka etätyön tekeminen on lisääntynyt, niin olemme pystyneet luomaan toimivan hybridiratkaisun avarien tilojemme vuoksi, Maarit Rantala kertoo.

- Jos meillä ei olisi tätä uutta tilaratkaisua, niin luultavasti meidän tulisi johtaa keskitetymmin etä- ja toimistotyöhön jakaantumista. Nyt tiimit päättävät itse toiminnastaan ja käsittääkseni meillä on voitu työskennellä juuri sopivasti etänä ja toimistolla, hän lisää.

Toimistolla arkea on muotoiltu määrittelemällä muun muassa, montako henkilöä voi olla samassa kokoustilassa ja sulkemalla osa mobiilipaikoista, käsidesejä sekä maskeja on aina saatavilla. Ohjeistamalla ja toimintatapoja muuttamalla on varmistettu turvallinen työskentely myös niille, joille etätyö ei ole mahdollinen: asentajat ovat koko korona-ajan työskennelleet urakkatyömailla ja kiinteistöjen huollossa, samoin projektipäälliköt tekevät työtä työmailla.

Työt sujuvat, jaksamista on tuettava

Aro Systems toteutti Pulssikyselyn henkilöstölleen kesäkuussa. Silloin arolaisten yleinen fiilistaso oli mittauksen mukaan hyvällä tasolla ja koronan vaikutukset omaan työarkeen koettiin pieniksi. Silti muun muassa huoli koronavirusepidemian vaikutuksista sekä läheisten ja omasta terveydestä vaikuttaa jaksamiseen ja työhön keskittymiseen.

- Muuttuva tilanne tuo myös koko ajan uusia käytäntöjä ja ohjeistuksia, joiden seuraaminen voi uuvuttaa. Olemme ohjeistaneet, ettei kukaan jäisi yksin ajatuksiensa kanssa, vaan olisi yhteydessä työterveyteen, esimieheen tai henkilöstöhallintoon, kertoo Maarit Rantala ja korostaa hyvän jatkosuunnittelun merkitystä:

- Olemme tunnistaneet, että vuonna 2021 koronatilanteen mahdollisesti jatkuessa, meidän tulee miettiä enemmän jaksamista ja yhteisöllisyyttä: miten voimme tukea henkilöstöämme, joka on koko tämän vuoden tehnyt hienoa työtä hyvällä fiiliksellä?

Ota viestit vastaan ja toimi: henkilöstö osallistuu turvallisen arjen kehittämiseen

Avoin viestintä on merkittävässä roolissa poikkeuksellisina aikoina. Maarit Rantala korostaa erityisesti kaksisuuntaista ja kuuntelevaa viestintää:

- Vinkkinä sanon, että arvosta tietoa, jonka saat. Esimerkiksi, jos saat palautetta henkilöstöltä asioista, jotka edellyttävät kehittämistä, ota se vastaan ja pyri aidosti viemään asiaa eteenpäin. Esimerkiksi me olemme saaneet pandemian aikana arvokkaita viestejä uusista tilanteista, johon henkilöstömme on joutunut tai viestiä siitä, että antamastamme ohjeesta puuttuu jotain. Eli henkilöstö osallistuu yhteisen turvallisen työarjen kehittämiseen ja ylläpitoon.

Tilanteen aktiivinen seuraaminen ja päätösten vieminen arkeen edellyttää kaikilta kykyä toimia nopeastikin. Tämä kysyy voimia ja joustavuutta aivan uudella tavalla. Tämän tueksi tarvitaan vuorovaikutusta ja kohtaamisia. Maarit Rantala antaakin lopuksi vahvan suosituksen:

- Säilytä arjessa työkaverien kohtaaminen, vaikka ollaan etänä tai tehdään töitä eri paikoissa. Tämä on meistä jokaisesta itsestämme kiinni ja lisäksi yritystasolla voimme tukea ja ideoida yhdessä erilaisia tapoja järjestää yhteisiä kohtaamisia. Se on äärettömän tärkeää.

 

B. Braun Medical: Muutto ja toimintamallien muutos

B. Braun Medical tarjoaa asiakkailleen terveydenhoitoalan tuotteita ja ratkaisuja. Myynti- ja asiantuntijaorganisaation pääfokus on toimia asiakkaiden tukena terveydenhuollossa.

- Tunnemme hyvin modernin terveydenhuollon kehityksen ja tarpeet Suomessa, ja tarjoamme asiakkaillemme laadukkaita, turvallisia tuotteita sekä kokonaisia palvelukonsepteja, kertoo talousjohtaja Juha Huhtala.

B. Braun Medicalissa työskentelee hieman yli 50 henkilöä, joista noin 35 henkilöä muutti maaliskuussa 2020 Ultimes Business Gardeniin.

Isoja muutoksia asiakasrajapinnassa

B. Braun Medicalissa muutto tapahtui juuri pandemian kynnyksellä, minkä jälkeen toimintamalleja muutettiin. Suuri muutos työtavoissa tapahtui, kun koronatilanteen vuoksi myynti-, koulutus- ja muita asiakastapaamisia vähitellen siirrettiin verkkoon, perinteisen toimintamallin lisäksi. Osassa asiakkuuksia fyysiset tapaamiset jatkuivat edelleen, tosin rajoitetummin.

- Palvelukonsepteihimme liittyy lähes poikkeuksetta koulutusta asiakkaalle. Olemme ratkaisseet nykytilanteessa tämän tarpeen tuottamalla perinteisen asiakaskoulutuksen rinnalle palvelun webinaarina. Tämä on uutta meille ja asiakkaillemme, joten olemme kaikki opetelleet uusia työskentelymalleja. Ensimmäiset kokemukset webinaareista ovat olleet positiivisia.

- Lisäksi laitteiden huoltotoimet tehdään asiakkaan luona, ja niiden järjestäminen vaatii asiakkaalta ja meiltä luonnollisesti huolellisuutta ja aikataulujen järjestelyjä korona huomioon ottaen, Juha Huhtala kertoo.

”Työt tehdään hyvin, mutta kaipaamme kohtaamista.”

- Pandemian alusta lähtien olemme noudattaneet terveysviranomaisten suosituksia ja ohjeistuksia varmistaaksemme henkilöstömme hyvinvoinnin.  Se on tarkoittanut etätyön määrän kasvua.

- Nyt tulemme toimistolle tehtävien niin vaatiessa, jolloin kohtaamme toisiamme pienissä määrin. Olemme pyrkineet yhdistämään lähi- ja etätyön työntekijöidemme turvallisuus huomioiden, ja samalla varmistamaan töiden sujuvuuden. Työn etäjärjestelyt ovat toimineet hankaluuksitta, mutta se on tarkoittanut jälleen uusien teknologioiden, tapojen ja taitojen opettelua.

Juha Huhtala kiittelee yrityksen henkilöstöä siitä, että työt tulevat hienosti hoidettua etänä.

- Kaipaamme kuitenkin kohtaamisia ja keskustelua. Haasteellisinta etätyö onkin yhteisöllisyyden ja jaksamisen kannalta. Kannustamme toisiamme vaihtamaan ajatuksia ja tuntemuksia muun muassa tiimipalavereissa.

B. Braun Medicalissa on pidetty kiinni jo aiemmin toimivaksi koetusta viikkopalaverista, nyt se järjestetään verkossa. Lisäksi tiimit ovat järjestäneet pienryhmien tapaamisia.

Arki kevenee, kun uudet työtavat tulevat tutuiksi

Lukuisten uusien digitaalisten työkalujen käyttöönotto ja opettelu yksin kotona voi olla välillä jopa uuvuttavaa tai hermostuttavaa. Yritys on saanut työterveyshuollosta opastusta siihen, miten jaksamista voidaan tukea.

Juha Huhtala uskoo, että osa uusista digitaalisista toimintamalleista vakiintuu:

- Tällä hetkellä on olemassa paljon mielipiteitä muutoksesta ja erilaisista mahdollisuuksista, mutta ei varmuutta. Millainen muutos tulee tapahtumaan, kun etätyötavat ja -välineet kehittyvät ja saamme varmuutta niiden käyttämiseen ja toisaalta, miten yhteinen toimitila tukee organisaatiota, yhteisöllisyyttä? Ehkä hybridimalli on tulevaisuuden ratkaisu.

B. Braun Medicalin uusi toimisto Ultimes Business Gardenissa on avara ja kauniisti muotoiltu moderniksi työympäristöksi. Toimisto on suunniteltu siten, että se mahdollistaa työskentelyn yksin ja ryhmissä sekä kannustaa vuorovaikutukseen.

 

ajankohtaista_960x480_puhelinmies.jpg

 

Business Garden: työvuosi kiihkeimmillään

Tahti ei ole työpaikoilla hidastunut, päinvastoin. Lisäksi tuntuu siltä, että keväällä pandemian keskellä koimme jaksavamme kesään ja toivoimme, että sen jälkeen voisimme palata töihin lähes normaalisti. Nyt kun syksy onkin pandemian kannalta kovin haasteellinen, kukin meistä voi vuorollaan kokea niin sanottua kisaväsymistä samaan aikaan, kun työvuosi on lähes kiihkeimmillään.

Nyt tarvitaan hyviä neuvoja arkeen: huoneentauluksi käy vaikka jo aiemmin syksyllä Business Gardenin ajankohtaisissa jaetut opastukset: Työkaluja työelämään

  • Anna aikaa ihmisille, he puhuvat ja tuovat esiin heille tärkeitä asioita. Puhuja kokee, että hänet otetaan vakavasti – tämä on erittäin suuri perustarve meillä kaikilla.
  • Luo asioita edistävä, rationaalinen toimintaympäristö. Rakenna ja ylläpidä tiimisi tukiverkostojen toimintaa.
  • Sovi epäviralliset verkkotapaamiset virallisten työkokousten rinnalle.
  • Muista sosiaalisuuden merkitys – tavataan turvallisesti silloin, kun on mahdollista – virtuaalikokouksissa pidetään kamera päälle ja ohjataan tilanne hyvin.
  • Tue toimintaa - osaaminen ei ole kadonnut ja organisaation koko potentiaali on käytössä, vaikka ei fyysisesti koko ajan näkyvillä.
  • Innosta ja vaali rohkeutta: olemme kaikki tässä uudessa tilanteessa, jossa meidän on kokeiltava uutta, pelkäämättä erehtymistä. Tämä on tärkeää. Pidä kanavat avoinna, kuuntele, innosta ja anna palautetta. Innosta toimimaan.
  • Erota ja yhteensovita työ ja vapaa-aika – muistuta siitä, että työaika myös päättyy, kunnioittakaa toistenne kotityöympäristöä.

 

Tilaa Business Garden uutiskirjeemme

Hyväksyn ehdot
Käytämme evästeitä. Jatkamalla sivustoon hyväksyt evästeiden käytön.