Tehokkaampi toimisto tukee hybridityötä

Uudet työnteon tavat pienensivät pysyvästi Ruduksen pääkonttorin tilantarvetta. Yritys päätti jäädä nykyisiin tiloihinsa Ultimes Business Garden -kiinteistöön, sillä tilankäytön tehostaminen onnistui joustavasti ja nopeasti. ”Kartoitimme myös muita toimitiloja, mutta Ultimesin tarjoama kokonaisuus osoittautui meille parhaaksi”, toimitusjohtaja Mikko Vasama sanoo.

Hybridityö on tullut jäädäkseen. Uudet työnteon tavat ovat vähentäneet monissa yrityksissä toimistojen tilantarvetta – näin myös kivipohjaisia rakennusmateriaaleja valmistavalla Ruduksella. Ruduksen pääkonttori muutti Helsingin Pitäjänmäelle syksyllä 2017. Henkilöstö on viihtynyt Ultimes Business Garden -kiinteistön valoisassa, raikkaassa ja modernissa monitilassa hyvin.

Pääkonttorissa työskentelee noin 80 ruduslaista: siellä sijaitsevat yrityksen tukitoiminnot, taloushallinto, Etelä-Suomen alueyksikön työpisteet sekä hallinnon ja ylemmän johdon tilat

”Meillä on ollut käytössämme Ultimes Business Garden I:n koko neljäs kerros. Etätyön yleistymisen myötä havahduimme tilanteeseen, etteivät kaikki työntekijämme ole enää viittä päivää viikossa toimistolla – emmekä tarvitse enää niin suurta tilaa. Aloimme syksyllä 2023 pohtia työtilojen pienentämistä”, Ruduksen toimitusjohtaja Mikko Vasama kertoo.

Neuvottelut tehokkaammista neliöistä sujuivat Business Garden -toimitilojen asiantuntijoiden kanssa helposti ja joustavasti. Ruduksen väkeä kuultiin ja toiveet otettiin suunnitelmissa huomioon.

”Laskimme datan perusteella, kuinka paljon toimistolla on pandemian jälkeen käyty ja mikä tilojen käyttöaste on ollut. Tuloksena oli, että tilantarpeemme on pienentynyt pysyvästi noin kolmanneksella”, hän sanoo.

Remontissa työtiloja muokattiin henkilöstöltä tulleiden toiveiden sekä käytännön havaintojen perusteella. ”Vaikka neliöitä on nyt kolmannes vähemmän, saimme enemmän tilaa keskittymistä vaativalle työlle. Tähän olemme todella tyytyväisiä”, Ruduksen toimitusjohtaja Mikko Vasama sanoo.

Eri vaihtoehtoja tutkittiin – Ultimes Business Garden -kiinteistön kokonaisuus paras

Mikko Vasaman mukaan Pitäjänmäki on sijaintina Rudukselle ihanteellinen. Oman henkilöstön ja asiakkaiden on helppo saapua paikalle eri ilmansuunnista ja monilla kulkuneuvoilla: junalla, pikaratikalla, bussilla, omalla autolla tai pyöräillen.

”Meille oli selvää, että haluamme pysyä alueella jatkossakin. Kartoitimme myös muita toimitiloja, mutta nopeasti vahvistui, että Ultimesin tarjoama kokonaisuus on meille paras. Ruduksella on talossa jo valmiiksi viihtyisä, toimiva ja nykyaikainen työympäristö. Henkilöstöllemme on tärkeää, että täällä on parkkipaikkoja riittävästi. Ultimeksessa on lisäksi hyvät aula- ja muut palvelut sekä laadukas kahvila ja lounasravintola. Emme löytäneet yhtä hyvää ja toimivaa pakettia muualta.”

Remontissa työympäristöön lisättiin paljon toivottuja hiljaisen työn tiloja ja vetäytymistiloja.

Ruduksen toimisto suunniteltiin ja rakennettiin jo alun perin helposti muunneltavaksi. Vasaman mukaan neliömäärän pienentäminen onnistui vaivattomasti.

”Projekti eteni mutkattomasti. Arvostan Business Garden -toimitilojen yhteyshenkilöidemme palveluhenkisyyttä: he olivat heti aidosti kiinnostuneita muuttuneista tarpeistamme ja alkoivat ratkoa niitä tehokkaasti”, hän toteaa.

Toimisto vetää puoleensa yhä vahvemmin

Remontissa tiloja muokattiin työntekijöiltä tulleiden toiveiden ja käytännön havaintojen perusteella. Vaikka tilat ovat entistä kompaktimmat, monitilassa on edelleen jokaiselle oma työpiste.

Mikko Vasama kertoo, että tehokkuutta neliöihin saatiin palvelukeskuksen tiloja supistamalla ja poistamalla oleskelualueen vähälle käytölle jääneet ruokailuryhmät. Molempien tilalle tuli työpisteitä. Vapaamuotoista tilaa on edelleen: ruduslaiset voivat nauttia kupposen kahvia ja seurustella sisääntuloloungen mukavilla, isoilla sohvilla.

”Lisäsimme lasiseinillä hiljaisten tilojen määrää – kyselyiden perusteella henkilöstömme oli sitä kaivannut. Vaikka neliöitä on nyt kolmannes vähemmän, saimme enemmän tilaa keskittymistä vaativalle työlle. Tähän olemme todella tyytyväisiä.”

Uusien lasiseinien ansioista keskittymistä ja tarkkuutta vaativa työ sujuu nyt Ruduksella entistä paremmin.

Neliöiden pienentäminen ei tarkoita viihtyvyyden tai tuottavuuden kärsimistä. Tiloissa on panostettu miellyttävään valaistukseen ja akustiikkaan, esimerkiksi pehmeä kokolattiamatto vaimentaa kenkien kopinaa.

Vasaman mukaan tasapaino lähi- ja etätyön välillä on Ruduksella kunnossa. Johto luottaa siihen, että tiimit ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita ja organisoivat itse työviikkonsa parhaalla mahdollisella tavalla. Tärkeimmät kokoukset, neuvottelut ja tapaamiset pidetään toimistolla.

”Havaintoni on, että toimistolla käyminen on koko ajan lisääntynyt. Ihmiset haluavat kohdata toisiaan, vaihtaa oivalluksia ja kuulumisia kasvokkain sekä käydä yhdessä lounailla. Sosiaalisuus vahvistaa yhteishenkeä ja lisää hyvinvointia. Toimistolla on myös hyvä ergonomia, ilmanvaihto ja valaistus – niitä ei kaikilla ole kotonaan.”

Hyvinvoiva työyhteisö on sosiaalinen. Yhdessä tekeminen innostaa ja ruokkii työhyvinvointia sekä vahvistaa yrityskulttuuria. Ruduksella toimistolla käyminen on lisääntynyt.

Tyylikkäät tilat ovat yrityksen käyntikortti

Näyttävä sammalseinä, värikkäät tekstiilit, isot ikkunapinnat ja raikkaus. Mikko Vasaman mukaan tyylikäs ja tunnelmallinen toimisto on yritykselle tärkeä käyntikortti.

”Tänne on mukava kutsua asiakkaitamme. Mutta toki tärkeintä on, että omalla henkilökunnallamme on hyvä olla ja työnteko sujuu mallikkaasti. Henkilöstömme on viihtynyt Ultimesissa erinomaisesti. Jos kysyisimme kouluarvosanaa, kyllä se olisi varmasti hyvin lähellä kiitettävää. Varsinkin aiemmin muissa toimistoissa työskennelleet työntekijämme ovat sanoneet, että modernit, viihtyisät tilamme sekä monipuolinen lounasvalikoima houkuttelevat heidät työpaikalle.”