Tartu tilaisuuteen: ole utelias työympäristön uudistaja

Kun pandemia hellittää ja opimme eri keinoin hallitsemaan sitä arjessamme, halu palata työpaikoille ja tarve saada tiimit palaamaan työpaikalle, ainakin osittain, nousevat esiin. Organisaatioille tarjotaankin nyt mahdollisuutta tarkastella työntekoa ja työympäristöä uudella tavalla. Maaretta Tukiainen paloittelee haastattelussa uudistushankkeen kolmeen selkeään osioon.

Business Gardenin toimitilojen asiantuntijat ovat tehneet yhteistyötä työympäristön kehittämiseen perehtyneen Maaretta Tukiaisen kanssa. Hän on myös aiemmin vieraillut Business Gardenin asiantuntijan aamuissa.

Useissa yrityksissä on juuri nyt sellainen vaihe, jossa muutostarpeita on jo tunnistettu ja jopa kirjattu aihioita, mitä työympäristössä pitäisi nyt kehittää. Miten nämä aihiot saadaan muuttumaan todellisuudeksi?

- Kannattaa olla etupainotteisesti liikkeellä. Pohtia yhdessä etukäteen, mitä pitää ehkä muuttaa, mitä säilyttää ja mitä tarvitaan jatkossa. Lisäksi kannattaa pysähtyä miettimään, millaisella prosessilla voisi edetä juuri nyt, Maaretta Tukiainen kuvailee.

Vaihe 1: Tuo organisaatio muutoksen äärelle – valmistaudu

Prosessi on sana, joka toistuu Tukiaisen puheessa useasti. Työympäristön ja samalla työvirtojen kehittämisessä prosessimaisen työskentelyn hyödyt ovat selkeät. Prosessissa tunnistetaan tavoitteet, tarpeet, erilaiset roolit muutoksissa sekä aikataulu ja budjetti. Prosessi selkeyttää etenemistä, tekee muutoksesta ymmärrettävän ja auttaa viemään muutokset loppuun.

Maaretta Tukiainen on Moodit Oy:ssä konseptoinut työympäristön muutokseen hallitun, työpajoissa etenevän toimintatavan, jonka avulla organisaatio jalostaa yhdessä tietoa työympäristönsä kehittämiseksi. Työpajojen pohjalta hänen yrityksensä tekee kiinteää yhteistyötä sisustusarkkitehtitoimistojen kanssa optimaalisten toimitilaratkaisujen luomiseksi.

Ensimmäisessä vaiheessa tai työpajassa johtoryhmä oivaltaa ja tunnistaa organisaatiosta tai yrityksen strategisista muutoksista syntyneitä tarpeita työympäristön kehittämiseksi. Samassa yhteydessä arvioidaan uusia mahdollisuuksia ja ratkaisuja. Uuden tahtotilan raamit kiteytetään kuviksi ja sanoiksi, joiden avulla muutosta voidaan viestiä ja työstää organisaatiossa eteenpäin. 

Vaihe 2: Millainen on hyvä työympäristö ja kuka sen määrittää?

- Toimiva työympäristö on joustavakäyttöinen. Juuri nyt ja jatkossa työtilojen tulee tarjota mahdollisuuksia erilaisiin työvaiheisiin uudella tavalla ja esimerkiksi yhdistää lähi- ja etätyön muotoja luovasti.

Kenenkään ei tarvitse yksin tietää, ei kokonaisen johtoryhmänkään, mitä organisaatio tarvitsee onnistuakseen työssä parhaalla mahdollisella tavalla. Tiimit ja työntekijät tietävät työstään eniten: kysytään siis henkilöstöltä.

- Osallistamisen vahvuus voidaan valita yrityskohtaisesti. Tarkoituksena on tunnistaa työprofiileita, jotka edustavat eri toimintoja ja tiimejä yrityksessä. Profiilien mukaan muodostetaan yksi tai useampi ryhmä, jotka yhdessä luovat näkemyksen parhaasta mahdollisesta työympäristöstä, Maaretta Tukiainen kertoo.

Tärkeää on, että osallistujat voivat vapaasti kertoa omat näkemyksensä.

- Kukaan ulkopuolinen ei tiedä, miten työt tulisi tehdä tai miten eri tiimit toimisivat keskenään tai toistensa kanssa parhaiten.

Työpaja on erityisen hedelmällinen, jos osallistujaryhmä kootaan eri puolilta organisaatiota. Silloin työpajassa myös tutustutaan toisen tiimin tai yksikön työhön - usein aivan uudesta näkökulmasta. Näin myös työvirrat voivat muuttua työpajan seurauksena tai ainakin niitä voidaan tarkastella uudelleen.

Tämä työpaja on selkeyttävä vedenjakaja, sillä sen tavoitteena on luoda organisaatiolle yhteinen näkemys työtavoista, työhyvinvoinnista ja siitä, miten työtilat voivat tukea organisaatiota.

Vaihe 3: Mahdollisuuksista päätöksiin

Prosessin isoina tavoitteina on vahvistaa henkilöstön osallistumista ja saada aikaan päätöksiä.

Osallistavassa sisustustyöpajassa esitellään jo edellä mainittujen työpajojen jälkeen sisustusarkkitehdin kanssa suunniteltuja, konkreettisia ratkaisuvaihtoehtoja: yhteisöllisistä tiloista hiljaisiin työtiloihin. Osallistujat saavat äänensä kuuluviin, ja työpajassa hahmottuu, mitä eri tilatyyppejä ja millaisia eri kalustevaihtoehtoja niissä tarvitaan ja millaisia määriä. Tämän perusteella lopullinen tilaohjelma täsmentyy sisustussuunnittelun detaljien tasolla.

Lisää vuoropuhelun määrää – anna eväitä

Maaretta Tukiainen korostaa, että prosessin aikana on tärkeä tunnistaa, mitä kysymyksiä ja mahdollisia soraääniä muutokset aiheuttavat - sekä antaa niitä koskevalle keskustelulle tilaa. Vastaukset syntyvät yhdessä luoden prosessin edetessä. Näin kannatellaan koko yhteisöä muutoksessa, olipa kyseessä uuteen tilaan muutto tai jo käytössä olevan toimitilan tuunaus.

Lisätietoja:

Moodit Oy, Maaretta Tukiainen, p. +358 40 533 9903 tai maaretta.tukiainen@moodit.fi

Maaretta Tukiainen on muutosjohtamisen ja osallistavan tilasuunnittelun asiantuntija sekä tietokirjailija. Hänellä on lisäksi sisustusarkkitehti SIOn koulutus. Monipuolisen vaikuttajan viimeisin julkaisu on Hyvän mielen koti-podcast, jossa keskustellaan siitä, mikä tekee kodista paikan, jossa ihminen voi hyvin.

PS. Tässä artikkelissa käsittelimme työympäristön muutosta organisaation oivalluttamisen kannalta. Jatkossa perehdymme vielä enemmän monitoimitiloihin, tilojen monipuolisiin käyttömahdollisuuksiin ja muun muassa fyysiseen, digitaalisen ja sosiaalisen tilankäytön muotoihin. Keväällä kokoamme käyttöösi myös kätevän oppaan työympäristön kehittämiseksi.

Käytämme evästeitä. Jatkamalla sivustoon hyväksyt evästeiden käytön.