Digitaalisuus lävisti organisaation – miltä se näyttää viestinnän näkökulmasta?

Peab Oy:n viestintä- ja markkinointijohtaja Ritva Mäenpää pohti keskustelussamme, miten poikkeuksellinen aika on vaikuttanut vuorovaikutukseen ja viestintään. Esimerkiksi verkkokohtaamisissa ollaan läsnä kameran välityksellä hieman vaihtelevasti, sillä näytön valtaa usein kokousaineisto, etkä näe keskustelukumppaneitasi. Tämä tekee vuorovaikutuksesta yksipuolisempaa.

- Digitaalisilla kanavilla suorituskykymme on tehokasta ja taitomme ovat kehittyneet. Verkkokohtaamisissa jää silti usein puuttumaan iso osa, koska emme näe toisiamme. Kommunikaatiossa kuitenkin noin 80 prosenttia on kehonkieltä, kasvojen ilmeitä, asennon vaihtamista tai merkkejä, kuten pään nyökkäämistä hyväksyvästi tai vastaavia kieltäviä merkkejä, Ritva Mäenpää sanoo.

Tiimipalavereihin kannattaa ”rakentaa väljyyttä”

Vuorovaikutusta tapahtuu työryhmissä, kokouksissa, ideariihissä ja tiimikokouksissa. Ritva Mäenpää on iloinen siitä, että myös edellä mainitusta ”digitaalisuuden varjopuolesta” huolimatta myös ryhmätöitä on tehty onnistuneesti verkossa.

- Erään hankkeen tiimoilta perustimme pienryhmät linkkeihin. Vetäjä vieraili ryhmissä virtuaalisesti ja lopulta ”veti työt ja ryhmät yhteen”. Tämä edellyttää luonnollisesti verkkokeskustelutaitoja, osallistumista ja yrityskulttuuria, joka kannustaa avoimuuteen. Nämä tekijät olivatkin oleellisia tämän digiryhmän työskentelyn onnistumisessa, hän kuvailee.

Digiryhmissä asialista ohjaa vahvasti kokouskäytäntöjä. Suomalaiselle kulttuurille tyypillisesti asiat tulevatkin hoidettua tehokkaasti, aikaa tuhlaamatta. Tämän vuoksi Ritva Mäenpää opastaakin rakentamaan väljyyttä digikokousten aikatauluun: hän suosittelee, että aikaa varattaisiin kuulumisten vaihtoon, mielipiteiden tunnustelemiseen ja keskusteluun.

Tämä vaatii enemmän aikaa, mutta antaa tilaa ideoinnille. Uudet ideat syntyvät niin sanotusti rajapinnoilla; kun tiimin jäsenet keskustelevat, tai eri toiminnot vaihtavat mielipiteitä tai kun olemme vuoropuhelussa asiakkaidemme tai kumppaniemme kanssa.

- Jos emme kohtaa, ”pallottele ajatuksia”, ei myöskään synny uusia näkökulmia tai vaihtoehtoisia ratkaisuja. Spontaanit kommentit, arjen vuoropuhelu tuottavat uusia ideoita”, Ritva Mäenpää korostaa.

Työskentely verkossa on toisinaan hieman kankeaa

Olemme kaikki jo tottuneet jakamaan yhteisiä faileja ja tietoja verkossa. Mutta nyt niin sanotusti ”kaikki vuorovaikutus” on siirtynyt verkkoon tai puhelimeen.

- Tämä on ehkä sellainen muutos, joka hieman kangistaa työntekoa. Ennen oli helppoa vain kävellä kollegan luokse hoitamaan asia pikaisesti. Nyt pitää soittaa tai lähettää sähköpostia ja odottaa vastausta. Sähköpostien määrä onkin lisääntynyt valtavasti. Sujuvuus kärsii tässä tilanteessa”, Mäenpää pohtii.

Suurimpia haasteita kokevat varmastikin ne henkilöt, jotka ovat aloittamassa uudessa työpaikassa tai tehtävässä: pelkkä virtuaalinen perehdyttäminen ei välitä kulttuurisia ominaisuuksia ja yhteisöllisyyttä samalla tavalla kuin läsnäolo. Tai pelkkä kontaktien tunnistaminen – kuvittele vain itsesi uudessa työssä, jossa et tunne vielä ketään etkä tiedä kaikki prosesseja. Tähän on kiinnitettävä organisaatioissa erityistä huomiota.

Millainen on tulevaisuus?

- Me kaikki kaipaamme spontaania kommunikointia. Tämän lisäksi yhteisö- ja yritysviestintä tarvitsee kohtaamisia, toisen kuulemista, kuuntelemista, Ritva Mäenpää sanoo.

Olipa kysymyksessä uusi työntekijä tai kokenut konkari, viestien vaihtoa tarvitaan. Vuoropuhelu välittää paitsi tietoa, niin myös tiedonjanoa: mistä pitäisi viestiä, opastaa tai mitä pitäisi muuttaa. Siksi tarvitsemme jatkossakin kohtaamispaikkoja, tiloja, jossa teemme yhdessä työtä ja ”virittäydymme muutenkin yhteisen työpaikan kanavalle”. Tähän digitaalisuus tarjoaa paljon välineitä, mutta yksikään niistä ei kokonaan korvaa inhimillisiä kohtaamisia.

Suunnittele kunnon virtuaalikohtaamisia

Etäkokous vaatii enemmän keskittymistä ja yhteisöllisyyttä tukevia toimia kuin perinteinen kokous. Tässä kooste, josta voi poimia työkaluja käyttöösi.

Valmistele agenda ja jaa se etukäteen

  1. Miksi kokous kutsutaan koolle: onko tarkoitus päättää, ideoida vai tehdä seurantaa? Tavoite määrittää palaverin luonteen, sisällön, osallistujat ja tarvittavan ajan.
  2. Tee agenda ja harkitse, kenen läsnäolo on välttämätöntä ja kutsu oikeat henkilöt paikalle.
  3. Varaa ajankohta. Arvioi realistisesti, riittääkö napakka puoli tuntia vai tarvitaanko 1-2 tuntia. Jos kokous on vielä pidempi, muista myös tauot.
  4. Muista lähettää agenda osallistujille etukäteen: kerro ajoissa, jos toivot heiltä etukäteisvalmistelua.

Suunnittele ja järjestä

Kerro kutsussa toiveesi tarvittavasta esittäytymisestä kokouksen alussa. Pyydä osallistujia ilmoittamaan etukäteen pois jäännistä, myöhästymisestä (ja kesken kokouksen pois lähtemisestä).

Varmista että yhteydet toimivat ja sovi osallistujien kanssa etukäteen tekniikasta ja mahdollisesti tarvittavasta teknisestä avusta / tuesta kokouksen aikana. Varmista tietoturva.

Rentouta – varaa aikaa yhteisöllisyydelle

  • varaa alkuun aikaa kokoukseen liittymiseen ja vapaamuotoiseen keskusteluun
  • herätä vapaamuotoista keskustelua - viritä osallistujat keskustelemaan
  • ohjeista käyttämään kameroita – ilmeet ja eleet luovat tuttuutta

Kokous sujuu verkossa, kun muistat nämä:

  • suunnittele, mitä tiedostoja tai ohjelmia käytetään
  • avaa tarvitsemasi tiedostot valmiiksi ja optimoi niiden esittäminen
  • sulje ylimääräiset ohjelmat ja tiedostot, näin parannat tietoturvaa ja työn sujuvuutta

Jos palaverissa on tarkoitus tuottaa uutta materiaalia yhdessä, niin päätä etukäteen, mitä materiaalia tuotetaan, ja miten osallistujat pääsevät aineistoon käsiksi, ja mihin se tallennetaan.

Osallistujien mielipiteet selville

Jos osallistujia on useita, sopikaa puheenvuoron pyytämisen ja päättämisen tavoista. Muista myös pyytää kommentteja ja antaa puheenvuoroja. Huomaa myös chatin mahdollinen käyttö.

Kokouksen päättäminen

Pidä kiinni suunnittelemastasi aikataulusta: aloita ja päätä kokous täsmällisesti. Varaa kokouksen loppuun muutama minuutti vapaamuotoiseen keskusteluun. Muistakaa sopia muistion jakamisesta.

(Virtuaalinen kokous opastuksen lähde)

 

Tilaa Business Garden uutiskirjeemme

Hyväksyn ehdot
Käytämme evästeitä. Jatkamalla sivustoon hyväksyt evästeiden käytön.